בעת הצגת מערכת/פרויקט לפני הצוות הניהולי (או כל פורום אחר: משתמשים, מנהלים, ועדות רכש וכו' שתפקידו לאשר ולקבל החלטות) חשוב להכין מצגת מסודרת הכוללת שקפים, תמצית מנהלים, תרשימים ואף המחשה על המחשב של מסכים, דו"חות, קלטים וכו' (קיימים בשוק כלים רבים וטובים לביצוע המחשות ממוחשבות שהן, לעתים קרובות, הרבה יותר פשוטות ומשכנעות מבניית אבטיפוס). החומר המקצועי "הכבד" יובא גם הוא לפגישה וישמש "ברקע" של המצגת. בפגישה עצמה יש להקפיד על העברת המצגת באופן בהיר וברור, לפי סדר יום שנקבע מראש ובליווי של "קריאה מודרכת". יש להקצות זמן סביר לשאלות והבהרות ולהקפיד על סיכום דיון מסודר.
