מערכת גיבוי מכילה לפחות עותק אחד של כל הנתונים, דבר המביא לניסיונות לחסוך בשטח האחסנה הדרוש. ארגון שטח האחסון וניהול הגיבוי עצמו הם לרוב החלק המורכב יותר במשימת הגיבוי כאשר ישנן אפשרויות רבות למערכת האיחסון הדרושה. ישנן דרכים שונות רבות בהן התקנים אלו יכולים לספק יתירות גאוגרפית, אבטחת נתונים, ניידות וביצועים. היות שגיבוי אמין ועדכני של המידע דורש משאבי זיכרון וזמן, תדירות הגיבויים תלויה בחשיבות השינויים שהמידע עבר, ובתדירות התרחשותם.

לפני משלוח נתונים אל מערכת האחסנה יש לבחור אותם, להוציא אותם ולעתים אף לבצע בהם שינויים ובמהלך השנים פותחו שיטות רבות לעשות כן. שיטות אלה כוללות אופטימציות עבור קבצים פתוחים, מקורות נתונים פעילים כמו גם דחיפה, הצפנה ביטול כפילות ואחרות. מורכבות תהליך הגיבוי הביאה לפיתוח שיטות רבות לאימות של הנתונים ולהגדרת רמת האמינות שלהן מבחינה טכנית; כאשר נקודה נוספת שאותה יש לקחת בחשבון היא הגורם האנושי המעורב בתהליך.