מאגר של מסמכים "ותיקים" שהארגון רוצה או מחויב (עפ"י חוק למשל) לשמור לאורך זמן. ארכיב ממוחשב הוא מערכת אשר באה להחליף את הארכיב הידני. לארכיב ממוחשב יש שני מרכיבים עיקריים: אינדקס המסמכים והמסמכים עצמם. אינדקס המסמכים הוא בסיס נתונים "קלאסי" המכיל נתונים אלפאנומריים (המכונים "שדות מפתח" או Meta-data או אינדקס) המתארים את המסמכים בצורה המאפשרת שליפה ידנית מהירה ונקודתית. המסמכים עצמם נמצאים עדיין במאגר הידני. ארכיב ממוחשב מורכב (מתקדם) יותר מנהל את המסמכים עצמם (כתמונה, image) בבסיס נתונים מיוחד, כולל קליטה, אחסון, אחזור ותצוגה של מסמכים וטפסים באמצעים אלקטרוניים (קליטת מסמכים והפיכתם למסמך חי, OCR, אינה מקובלת במערכות ארכיב, אך היא אפשרית). גם במערכות מתקדמות אלה, עדיין שומרים את מסמכי המקור, אלא שניתן לאחסנם במקום מרוחק וזול. במידה שההעתק האלקטרוני אינו מספק (בבית משפט, למשל), מובא פיסית המקור.